Мы перечисляем подотчетные деньги на карточку сотруднику. Должны ли они в этом случае писать заявление на получение подотчетных сумм, указывать сроки и подписывать эти заявления у руководителя?.

Да, должны.
Для перечисления подотчетных сумм на карту сотрудника в учетной политике организации следует предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, в платежном поручении указывается, что перечисляемые средства являются подотчетными.
Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в организацию заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту, указать реквизиты для перечисления, суммы. Указанные заявления подписываются руководителем. Затем сотруднику следует приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой. Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 и в совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554.
Сроки использование подотчетных сумм устанавливается внутренним локальным документом по организации.

Обоснование

Можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника

Да, можно.

Представители Минфина и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:
– оплаты командировочных расходов;
– компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, в платежном поручении укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.

Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в организацию заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 и в совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 . Хоть последнее письмо и адресовано бюджетным учреждениям, сделанные в нем выводы актуальны для коммерческих организаций.

Некоторые арбитражные суды также не отрицают возможность выдачи подотчетных денежных средств на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на зарплатный счет сотрудника подотчетные денежные средства. Эта операция была подтверждена приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты).

Стоит отметить, что в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408 . В то же время в письме от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 Банк России при комментировании расчетов по командировкам указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.

Кроме того, организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета , предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.

Таким образом, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится ().

Подотчетные средства выдаются сотруднику на основании определенных правил и требований, которые выдвигаются Банком России. Финансовая операция является специализированной, где важную роль играет определение назначения платежа.

Обязательное условие – это наличие приказа о подотчетных лицах, где должен фигурировать сотрудник, которому производится перечисление, если в нем нет такого человека, а операция выполняется, то данное действие является законно наказуемым.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Ответственными лицами, которых закон назначает проводить данную операцию, являются директор предприятия, главбух и кассир, они заверяют соответствующие документы своими подписями. Некоторые документы формирует сам работник, отправляющийся в командировку, другие – ответственные лица. Органом, регулирующим представление отчетности по данным документам, является ФНС.

Главные сведения

Сегодня каждое предприятие, перед тем как выдать средства подотчетному сотруднику наличными в кассе или перечислить на банковскую карту безналичными, должно осуществить операцию и отобразить данное действие бухгалтерскими проводками. На основании приказа сотрудник не только получает финансы, но отчитывается за их использование и сдает не потраченные.

Если выданных средств не хватило, сотрудник имеет право использовать личные, предоставив соответствующие квитанции или чеки в бухгалтерию. На их основании у предприятия возникает задолженность.

Перечисление подотчетных сумм на зарплатные карты или выдача их через кассу, как финансовая операция должна быть отображена в бухучете с соблюдением всех правил, иначе налоговая служба может наложить на предприятие штрафные санкции

Необходимые этапы

Для получения финансов сотрудник в обязательном порядке оформляет специальное заявление на имя директора, а предприятие формирует административные и бухгалтерские документы.

Обязательное заявление

Предприятие имеет право переводить средства своим работникам на зарплатные карты, руководствуясь Письмом Министерства финансов РФ № 03-11-11/42288 (25.08.14 г.). Для этого работник оформляет заявление, причем независимо от того, как он просит выдать ему финансы – через кассу или на карту.

Если сотрудник изъявляет желание получить финансы на пластик, то в заявлении он указывает ее реквизиты, кроме суммы, срока, на который средства выдаются, предназначения использования и других. При отсутствии заявления налоговая служба может посчитать, что финансы являются не подотчетными, а доходными, поэтому с них надо удерживать НДФЛ, что будет грубым нарушением.

Во избежание путаницы при выдаче подотчетных средств по безналу необходимая формулировка должна быть указана в назначении платежа. Когда сотрудник будет сдавать авансовый отчет, он должен будет приложить чек из терминала, подтверждающий, что была произведена оплата с карты.

В другом случае, — это может быть банковская выписка. На основании таких документов, которые становятся свидетельством для налоговиков, НДФЛ с перечисленной подотчетной суммы не удерживается.

Документация

У безналичных средств, которые предприятие перечисляет сотруднику в качестве подотчетных, есть несравненные преимущества. Это производится оперативно, уменьшает трудозатраты ответственных сотрудников предприятия и размер банковских комиссионных, также является удобным способом обеспечить работника, который может находиться в данный момент в другом городе или на значительном расстоянии.

На практике это вызывает у организации налоговый риск, избежать его, кроме заявления сотрудника, помогают первичные и бухгалтерские, правильно оформленные документы, которые будут учтены при налоговой проверке.

О том, что предприятие имело право перечислить подотчетные средства на пластик, должны свидетельствовать:

• коллективный договор;
• положение о командировках;
• договор обслуживания в банке;
• приказ с перечнем сотрудников, которым перечисляются средства;
• платежное поручение, где указано, что перечисляемые средства являются командировочными или хозяйственными расходами.

Дополнительно организация должна соблюсти следующие правила:

• подотчетная сумма выдается или перечисляется по разрешению руководителя на основании заявления сотрудника;
• выдать финансы предприятие может только в том случае, если за работником не числится долг подотчетной суммы, полученной ранее;
• по истечении периода, на который были выданы финансы или по приезде из командировки сотрудник сдает авансовый отчет, прилагая к нему документы, подтверждающие расходы.

Перед тем как работник отправится в командировку, предприятие оформляет:

• приказ о его направлении по ф. № Т-9;
• служебное задание по ф. № Т-10а;
• командировочное удостоверение по ф. № Т-10.

По возвращении работодателю предоставляется в течение 3 дней:

• авансовый отчет о расходовании средств;
• отчет о проделанной работе.

Если требования будут соблюдены, то налоговые риски предприятия будут минимальны. На основании авансового отчета при перерасходе средств предприятие возместит работнику затраты.

Если будет наблюдаться излишек, то работник может его наличными вернуть в кассу предприятия или перечислить на расчетный счет со своей карты. В другом случае, сумма излишка при письменном согласии сотрудника удерживается из его зарплаты.

Особенности операции

При переводе денежных средств на карты работников существует ряд особенностей, например, авансовый отчет должен быть заполнен соответствующим образом.

К главным вопросам, затрагивающим перечисление подотчетных сумм на зарплатные карты, относятся:

Порядок действий	Для отправления сотрудника в командировку формируются: документы на его отправку (приказ, задание, удостоверение); отчеты по прибытии (авансовый и о проделанной работе); бухгалтерские проводки отдельно на выдачу средств, возврат излишков/возмещение перерасхода.
Оформление назначения платежа	При проведении операции данного типа в платежном поручении указывается назначение платежа в форме: «перечисление подотчетных денежных средств». Поручение с данным назначением формируется каждый раз, когда сотруднику перечисляются средства. В этом случае сотрудник может использовать средства для оплаты чего-либо с карты по безналу или снять наличные в банкомате. По возвращении к авансовому отчету он должен приложить чеки, квитанции, билеты, другие документы, предварительно сделав копии каждого из них.
Возврат излишка	В законодательстве не обозначается срок, когда сотрудник обязан возвратить излишек подотчетной суммы. На большинстве предприятий он определяется 3 днями , когда сумма излишка должна быть зафиксирована в бухгалтерской документации и возвращена в кассу наличными или на расчетный счет предприятия перечислена в карты работника. Факт перечисления излишка должен сопровождаться пояснительной запиской или указываться в платежном поручении. Если средства по разным причинам не будут вовремя возвращены, то в результате налоговой проверки предприятие обяжут сделать доначисление НДФЛ.

Детали перечисления подотчетных сумм на зарплатные карты

Подотчетная сумма может быть выдана сотруднику на хозяйственные цели, согласно заданию, которое он получит от руководства, но на определенных условиях и только тремя способами.

Условия пополнения счёта

Подотчетная сумма выдается на расходы, связанные с хоздеятельностью юрлица, ИП по расходному кассовому ордеру. Он может быть сформирован после того, как будут оформлены заявление сотрудника и приказ руководства. Главным условием выдачи является отсутствие задолженности работника по подотчетным суммам, если он ранее брал их.

При каждой выдаче сотрудник оформляет заявление, в котором указывает, что долга перед предприятием по подотчету он не имеет. Определенных норм, которые могли бы регламентировать выдачу средств, не связанных с командировками, а также сроков, в которые работник должен отчитаться о расходовании финансов, не существует, поэтому каждая организация самостоятельно определяет их. Такой порядок она предусматривает в своей учетной политике, формируя нормативные акты.

Сотрудник, являясь физ. лицом, имеет право пользоваться зарплатной банковской картой, куда также могут быть перечислены подотчетные средства, и осуществлять следующие виды операций на территории РФ и за ее пределами:

• снимать наличные в национальной и других валютах;
• оплачивать товары или услуги;
• проводить иные валютные операции и незапрещенные законодательством РФ.

Операции с использованием подотчетных сумм с помощью банковских карт лежат в плоскости трудового законодательства и предназначены для восполнения нужд предприятий

Способы выдачи

Подотчетная сумма может быть выдана сотруднику:

Через кассу организации наличными	В этом случае средства поступают с расчетного счета или из выручки от реализации услуг, товаров.
На корпоративную карту	Чаще всего карта используется для представительских и командировочных расходов, но можно и для проведения подотчетных операций. Карта может быть не только дебетовой, но и кредитной. Для ее получения сотрудник также пишет заявление, а по приказу руководителя и на основании кассового ордера на нее перечисляются средства. При снятии финансов с корпоративной карты деньги списываются с карточного счета, который принадлежит организации. Он открывается организацией в банке на основании договора обслуживания.
На зарплатную карту	Предприятие имеет право перечислять сотруднику командировочные и средства, на документально подтвержденные расходы. Предварительно в учетной политике предприятия прописывается, что «подотчетные суммы перечисляются на зарплатные карты сотрудников или проводятся через кассу».

Типичные ошибки

Хозяйственные субъекты, при проведении расчетных операций с использованием подотчетных сумм, допускают 2 рода ошибок:

• соответствующие документы оформляются с нарушениями;
• требования нормативных актов не соблюдаются.

Наиболее распространенным способом является выдача наличных, хотя перечисление безналичных предприятию и сотруднику намного выгоднее.

Для того чтобы избежать ошибок при проведении перечислений на корпоративную карту, это правило должно быть регламентировано во внутренних документах:

• работодатель должен решить, где он будет вести учет выдачи корпоративных карт и возврата;
• необходимо разобраться, стоит ли работнику каждый раз оформлять заявление на получение карты, а работодателю издавать приказ;
• как защитить информацию о ПИН-коде от распространения;
• как сотруднику действовать при потере пластика.

Передача корпоративной карты сотруднику еще не обозначает, что он получил деньги предприятия и несет за них ответственность. Подотчетным физ. лицо станет тогда, когда воспользуется средствами с карты.

Также налоговую службу не нужно уведомлять о том, что предприятие получило корпоративную карту, информация предоставляется только по открытым банковским счетам. Карта не является самостоятельной без открытого на нее счета, но если выдача карты не связана с открытием счета, то информировать НС нет необходимости.

Нередко возникает вопрос использования одной корпоративной карты разными подотчетными лицами-сотрудниками. Официального разъяснения по этому поводу законодатель не дает, но считается, что если карта именная, т. е. выдана на руководителя, он должен распоряжаться средствами, которые на нее поступают. Хотя сама по себе корпоративная карта не является собственностью директора предприятия.

Официальная ответственность за перечисление подотчетных сумм на карты сотрудников не установлена и нарушением по ведению кассовой дисциплины — это являться не может. Ответственность возлагается только на руководящий состав по поводу оформления документов, касающихся перечисления. Главное, чтобы во внутренних документах предприятия находилась информация о том, что это можно делать.

Важным моментом является формирование авансового отчета при ситуации, когда организация возвращает на карту сотрудника перерасход. В отчетном бланке предусмотрены строки, где необходимо указывать только реквизиты расходного ордера, на основании которого выдавалась сумма перерасхода. Но при этом следует добавить строку с указание реквизитов платежки, на основании которой перерасход был перечислен.

Законодательство не содержит прямого запрета на компенсацию затрат работника в интересах организации. И в то же время не дает конкретных рекомендаций по оформлению данной операции. При этом такого рода операции хотя бы раз возникали в каждой организации.

В случае, если по конкретному вопросу ведения бухгалтерского учета (БУ) в федеральных стандартах не установлены способы ведения БУ, то организация сама разрабатывает соответствующий способ (п. 7.1 ПБУ 1/2008).

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Таким образом, Организации необходимо в Учетной политике прописать способ и порядок компенсации расходов работников, произведенных для нужд организации, включая утверждение документа, на основании которого будет производиться компенсация расходов работнику.

На наш взгляд, использование счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не уместно, так как счет предназначен для расчетов с работниками по суммам, выданным ему в под отчет (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н). А подотчетных сумм в этой ситуации работнику не выдавалось.

Для отражения расчетов с сотрудником по нашему мнению более корректным будет использование счета 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Так как при покупке товара за собственные средства сотрудник действовал с разрешения и в интересах организации, необходимо документально подтвердить, что организация одобрила такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ). Такими документами могут быть:

1. Заявление сотрудника о возмещении расходов, одобренное руководителем (резолюция на заявлении –»оплатить»).
2. Утвержденный отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.), в том числе в форме взятого за основу АО-1.
3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотруднику.

Средства, потраченные сотрудником на приобретение товаров или услуг для нужд организации и возмещаемые сотруднику организацией на основании подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65). Также данная компенсация не облагается страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

В 1С операцию лучше всего оформить следующими документами:

• Поступление (акт, накладная) ;
• Списание НДС ;
• Выдача наличных или Списание с расчетного счета . Вид операции – Прочий расход , счет дебета - 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Поступление материальных ценностей

Поступление товаров, материалов, услуг оформляется документом Поступление (акт, накладная) из раздела Покупки – Поступление (акты, накладные).

• Счет расчета с контрагентами – 73.03 «Расчеты по прочим операциям»;
• Счет-фактура не регистрируется.

Проводки по документу

Автоматически аналитика по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям»в документе Поступление (акт, накладная) не подставляется. Необходимо, используя ручную корректировку, подставить фамилию работника, который произвел затраты.

Списание НДС

Так как товар приобретался в розницу и счет–фактура не выписывался, к вычету НДС не принимается. На основании документа Поступления (акты, накладные) необходимо создать документ Списание НДС .

Проводки по документу

Компенсация денежных средств, израсходованных сотрудником

Компенсировать затраты сотруднику можно выдачей денежных средств из кассы предприятия: раздел Банк и касса – Касса - Кассовые документы – Выдача наличных. Или перечислением денежных средств на карточку сотрудника: раздел Банк и касса – Банк – Платежные поручения.

• вид операции – Прочее списание .

Проверка расчетов с сотрудником

Для проверки взаиморасчетов с сотрудником необходимо сформировать Оборотно-сальдовую ведомость по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям» раздел Отчеты - Стандартные отчеты - Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

• приобретение может быть рассмотрено налоговыми органами как расходы, понесенные в пользу работников с доначислением НДФЛ (п. 2 ст. 226 НК РФ и пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ);
• при отсутствии договора купли-продажи между работником и организацией налоговый орган может не признать расходы по документам, оформленным на сотрудника, в целях налогообложения.

Также стоит максимально подробно разобраться с процедурой возврата неиспользованных сумм. Возврат неиспользованных подотчетных сумм Непосредственно в законодательстве срок, в течение которого работник обязан вернуть не растраченные средства, не обозначается. Но он должен обязательно указываться в специальной отчетной документации.

Как возместить расходы сотруднику, если деньги под отчет не выдавались?

Большинство работодателей обозначает срок 3 дня. Если по какой-то причине деньги вовремя вернуть работник не смог, то налоговики будут обязаны доначислять НДФЛ как за заработную плату. Возврат средств можно осуществить двумя способами:

• в кассу предприятия;
• безналичным переводом.

Сам факт перечисления неиспользованных средств должен быть указан в платежном поручении или же специальной пояснительной записке. Данное требование следует строго соблюдать.

Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу

Осуществить обратное перечисление денежных средств можно:

1. с помощью безналичного перевода;
2. в кассе организации.

Факт возврата подотчетных денег необходимо указать:

1. в платежном поручении;
2. специальной пояснительной записке.

В случае, когда работнику не удалось в обозначенный срок осуществить возврат, налоговая служба будет обязана отчислить из этой суммы подоходный налог. Итак, занимаясь оформлением назначения платежки для подотчетного лица, необходимо указать, что настоящие денежные средства являются подотчетными. Так вы сможете легко доказать, что отправленные финансы не имеют ничего общего с доходом работника.

Как перечислить подотчет на карту сотрудника

Существует определенный регламент, он закреплен в действующем на территории РФ законодательстве. Порядок необходимых действий Необходимо помнить, что для сведения к нулю налоговых рисков предприятия при выдаче подотчетных сумм сотруднику для свершения каких-либо трат, требуется сформировать следующие документы: Специальный приказ о направлении работника в командировку по форме №Т-9, Т-9а Максимально точно составленное служебное задание Для этого применяется унифицированная форма №Т-10а Удостоверение для свершения командировочной поездки №Т-10 Данные документы должны быть по прибытии сданы в бухгалтерию и отдел кадров.

Назначение платежа при возврате подотчетных сумм

В таком случае следует уточнить в сотрудников банка, как правильно указать назначение платежа подотчет.

• Налоговая инспекция может воспринять денежные средства, перечисленные по назначению платежа подотчетному лицу, как заработную плату. В связи с этим налоговые сотрудники могут потребовать удержать из перечисленной суммы НДФЛ. В свою очередь фонды могут затребовать уплатить взносы на социальное страхование.
• Но если сотрудник не использовал подотчетные средства, он обязан их вернуть.

  Возврат подотчетных денежных средств В законодательстве не указывается конкретный отрезок времени, на протяжении которого сотруднику нужно выполнить возврат не использованных подотчетных денежных средств. Но такой срок устанавливается в специальных отчетных документах. Как правило, многие работодатели предоставляют 3-дневный срок.

Как оформить подотчет на карту сотрудника с расчетного счета

• Запишите правильные реквизиты счета, на который должны быть перечислены денежные средства;
• Пропишите в платеже его назначение, то есть на, что должны быть потрачены деньги.
• Содержание:

• Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу
• Как перечислить подотчет на карту сотрудника
• Назначение платежа на хозяйственные нужды
• Как оформить подотчет на карту сотрудника с расчетного счета
• Выдача денег под отчет безналом на карту работника
• Назначение платежа при возврате подотчетных сумм

Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу Сегодня нередко возникают ситуации, когда по различным причинам организации необходимо осуществлять выдачу средств своему сотруднику на реализацию всевозможных доходов, связанных с обязанностями.

Назначение платежа: примеры и описание

Перечисление на карту заработной платы давно никого не удивляет. Сегодня многие компании перечисляют на карту сотруднику и деньги под отчет. Использование карт сотрудников в расчетах по подотчетным суммам является удобным инструментом и для сотрудника и для организации.

Но в нем говорится о наличных денежных средствах. Законодательно не ограничена выдача в подотчет на карту работника.

Назначение платежа на хозяйственные нужды

Кем осуществляются операции Уполномоченными лицами, на основании решения которых может быть осуществлена рассматриваемая операция, являются:

• директор – исполнительный, генеральный;
• главный бухгалтер или же иное уполномоченное лицо;
• кассир.

Директор и главный бухгалтер, а также все работники в обязательном порядке должны проставить свои подписи на специальном приказе. В противном случае действительным он считаться не будет. Сама же операция по выдаче подотчетных средств осуществляется следующими лицами: Бухгалтером и расчетчиком При перечислении необходимого количества средств прямо на карту Кассиром Если деньги выдаются на руки (обязательно формирование РКО – расчетного кассового ордера) При этом процедура рассматриваемого типа имеет некоторые важные особенности, связанные именно с формой собственности конкретного предприятия.

Назначение платежа в платежном поручении подотчет

ВниманиеГотовое обращение передаем руководителю.

• Работодатель принимает решение по предоставленному заявлению. Решение оформляется отдельным распоряжением (приказом) либо визируется заявление.
• Бухгалтер на основании приказа или завизированного заявления готовит платежное поручение на выдачу в подотчет на карту работника и направляет его в банк.
• За полученные деньги работник должен отчитаться в установленный срок, предоставив ответственному бухгалтеру заполненный авансовый отчет и подтверждающие документы. Заполняем платежное поручение на подотчет Пошаговая инструкция заполнения платежного поручения наглядно представлена в статье «Образец заполнения платежного поручения в 2018 году».

Рассмотрим, как заполнить платежку в подотчет на конкретном примере. Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Печатина И.А.

Назначение платежа под отчет в платежном поручении

При этом следует помнить о необходимости соблюдения достаточно обширного перечня самых разных правил и особенностей подобного действия. Прежде всего, стоит разобраться с назначением платежа в подотчет на карту. Образец его можно будет найти в интернете или же получить консультацию в специализированных организациях, занимающихся подобного рода вопросами.
Обязательным условием проведения подобного рода операции является наличие сотрудника в соответствующем приказе о подотчетных лицах. Не допускается перевод средств на карту работникам, отсутствующим в данном перечне. Данное действие является в обязательном порядке наказуемым.

Сегодня практически на каждом предприятии имеется специальный документ, в котором обозначается перечень подотчетных сотрудников. Он дает право работодателю осуществлять выдачу средств своему страднику через кассу или же безналичным образом, на карту. При этом следует помнить, что процедура данного типа должна быть соответствующим образом отражена в бухгалтерском учете.

В таком случае ему также через кассу, на основании РКО, выдается определенное количество средств.

Многие организации и учреждения в последнее время не выдают работникам авансы на командировки и хозяйственные расходы наличными деньгами, а перечисляют их на "зарплатные" банковские карты сотрудников.

Бухгалтеры считают, что это выгодней - не нужно получать наличные средства в банке и платить за это комиссию, нести риски связанные с транспортировкой денег, их хранением и выдачей. Удобнее, имея программу «банк-клиент», отправить средства на карту сотруднику.

Разъяснения официальных органов

В 2006 г. Банк России отмечал, что его нормативными актами не предусмотрена выдача организацией денежных средств под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации (письмо Банка России от 18.12.2006 N 36-3/2408 ).

Позднее позиция Банка России значительно смягчилась. В письмах от 24.12.2008 N 14-27/513 и от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625 Банк России отметил, что вопрос о допустимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства.

Прямого запрета на перечисление авансов на командировки и средств на хозяйственные расходы на банковские счета работников законодательство РФ не содержит. Не предусмотрена и ответственность работодателя за подобные действия. Контролирующие органы в последнее время стали рекомендовать учреждениям и организациям именно безналичные расчеты. Так, в письме от 29.12.2011 N 14-01-07/1396-1966 Минфин России разъяснил, что вопрос о допустимости перечисления (возмещения) денежных средств на командировочные расходы на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт ("зарплатных" карт), находится в области применения трудового законодательства (ст. 168 ТК РФ). Одновременно данный вопрос может регулироваться договором с банком на открытие и обслуживание "зарплатных" карт.

Аналогичная позиция изложена для учреждений, которые обслуживает Федеральное казначейство. Казначейство России в письме от 26.07.2011 N 42-7.4-05/5.2-500 "По вопросу о перечислении командировочных расходов на банковские карты физических лиц" также указало, что вопрос о допустимости перечисления (возмещения) денежных средств на командировочные расходы на "зарплатные" карты работников - физических лиц не относится к компетенции Банка России, определенной Федеральным законом от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке РФ (Банке России)". Поэтому у органов Федерального казначейства нет правовых оснований для отказа в перечислении организациями командировочных расходов на "зарплатные" карты своих работников (физических лиц).

Для учреждений Минфин России издал письмо от 05.10.2012 N 14-03-03/728 «О целесообразности введения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников», в котором рекомендовал вместо выдачи подотчетных сумм наличными деньгами из кассы использовать банковские дебетовые карты.

Какой порядок и где прописать

В ст. 168 ТК РФ определено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Но в ст. 168 ТК РФ речь идет о возмещении расходов, связанных со служебными поездками работников, а не о перечислении подотчетных денежных средств на командировочные расходы.

(положении о командировках, правилах внутреннего трудового распорядка и т.п.) и ознакомить с соответствующими локальными актами работников под роспись.

При перечислении средств в назначении платежа необходимо указывать формулировки типа "на командировочные расходы", "на хозяйственные нужды", «пополнение счета подотчетного лица» и т.д. Это позволит уменьшить риски того, что сотрудники ФНС, ФСС и ПФР расценят поступившие на карту суммы как зарплату и доначислят НДФЛ и страховые взносы.

У бухгалтеров возникает вопрос: а нужно ли получать заявление от работника, если деньги он получает не наличными, а на "зарплатную" карту? Дело в том, что п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П, указывает, что денежные средства в подотчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя, в котором в обязательном порядке должны быть указаны назначение аванса и срок, на который он выдается. И уже на основании этого заявления бухгалтерия оформляет расходный ордер.

Некоторые авторы считают, что на ситуации перечисления безналичным путем авансов Положение N 373-П не распространяется (см. Е. Ситникова, "Незарплатные" авансы на личные карточки работников: оформляем и избегаем рисков. "Бухгалтерия и банки", N 5, май 2012 г.). По мнению автора, не лишним будет в форме заявления работника о выдаче подотчетных сумм, которые применяет организация или учреждение, указать, что деньги следует перечислить безналичным путем на «зарплатную» карту работника.

В п. 4.4 Положения от 12.10.2011 N 373-П также содержится положение о том, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Следует также подумать и о том, каким образом при безналичных расчетах работник будет вносить остаток неизрасходованных денежных средств, полученных авансом. Оптимальным было бы внесение работником этих сумм наличными в кассу, например, после командировки. Но, возможно, что организация будет идти более сложным путем и удерживать перерасход из заработной платы работника. Если сумма долга окажется значительной, могут возникнуть проблемы. Так ст. 137 ТК РФ предусмотрено, что работодатель может удерживать задолженность из заработной платы работника для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. При этом речи об удержании подотчетных сумм, выданных на хозяйственные нужды, в ТК РФ нет. Удержания возможны только в том случае, если физическое лицо не оспаривает основания и размер удержания. Роструд в письме от 09.08.2007 № 3044-6-0 указал, чтобы удержать подотчетную сумму из заработной платы работника, необходимо получить его письменное согласие. Работодатель вправе издать приказ (распоряжение) об удержании долга не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса или погашения задолженности. С таким приказом следует ознакомить работника, а еще лучше, чтобы на приказе он собственноручно написал, что не возражает против удержания из зарплаты подотчетной суммы.

Статья 138 ТК РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. При каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику к выплате. И только при удержаниях, производимых на основании двух и более исполнительных документов, общая удерживаемая сумма может составлять до 50% от суммы, причитающейся к выплате.

Пример

Работнику перечислили на «зарплатную» карту под отчет на предстоящие командировочные расходы 7000 руб. Командировка не состоялась. Работник не представил в установленный срок авансовый отчет и не возвратил сумму в кассу. В организации был издан приказ об удержании суммы задолженности из заработной платы работника. Должностной оклад работника составляет 5000 руб. Для простоты начисление налогов от заработной платы не рассматриваем.

Бухгалтер данные операции должен отразить так:
Дебет 71 Кредит 51
- 7000 руб. - перечислена под отчет сумма на командировочные расходы;
По истечении установленного срока для возврата долга:
Дебет 94 Кредит 71
- 7000 руб. - отражена как недостача подотчетная сумма, отчет по которой не представлен в установленный срок.
Дебет 73-2 Кредит 94
- 7000 руб. - отражена задолженность работника по возмещению ущерба организации на основании приказа руководителя;
Поскольку задолженность превышает сумму возможного удержания из заработной платы за один месяц, в учете нужно сделать такие записи:
Дебет 20, 26, 44 Кредит 70
- 5000 руб. - начислена заработная плата работнику;
Дебет 70 Кредит 68
- 650 руб. (5000 x 13%) - удержан налог на доходы из заработной платы;
Максимально возможная сумма, которая может быть удержана из заработка работника при каждой выплате, составит 870 руб. (5 000 руб. - 650 руб.) x 20%, где 650 руб. - НДФЛ.
Дебет 70 Кредит 73-2
- 870 руб. ((5000 - 650) x 20%) - удержана часть задолженности по невозвращенным подотчетным суммам;
Дебет 70 Кредит 50, 51
- 3480 руб. (5000 - 650 - 870) - выплачена заработная плата работнику с учетом сумм удержаний.
Удержания будут производиться до полного погашения долга.

Если работник оспаривает удержание, или месячный срок для издания распорядительного документа об удержании пропущен, организация теряет право на бесспорное взыскание суммы невозвращенного аванса. Сумма может быть взыскана с работника только через суд. Для этого руководитель организации обязан предъявить иск о возмещении виновным работником причиненного ущерба. Присужденные судом суммы взыскиваются с осужденных лиц на основании исполнительных листов, которые выдаются судом на основании принятого им решения. Если администрация не предприняла никаких мер по взысканию долга, и работник задолженность не оспаривает, задолженность, по мнению налоговых инспекторов, включается в совокупный доход, полученный в отчетном периоде возникновения просроченной задолженности (ст. 210 НК РФ). При последующем представлении авансового отчета либо погашении долга по этим суммам производится перерасчет налог на доходы физических лиц.

Внимание . Банк, в котором обслуживается карта работника, может удерживать различные комиссии, например, за выдачу наличных через банкомат. Следует позаботиться о том, чтобы документально подтвердить данные расходы с целью принятия их организацией в бухгалтерском учете и для целей исчисления налога на прибыль.

Пример

Командированному работнику на его личный банковский карточный счет организацией перечислены денежные средства на предстоящие командировочные расходы. При расчетах посредством банковской карты, а также при снятии работником необходимых сумм наличными банком взималась комиссия 500 руб.

По возвращении из командировки работник составил авансовый отчет и указал в составе расходов удержанную банком комиссию. Факты зачисления денежных средств на счет работника, снятия денежных средств и сумм комиссии подтверждены чеками банкоматов и выпиской по счету карты работника, заверенной в обслуживающем карту банке.

Согласно ст. 167 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Перечень таких расходов является открытым, однако данные расходы должны быть произведены с разрешения или ведома работодателя (абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения N 749). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ, п. п. 11, 24 Положения № 749). В рассматриваемой ситуации работодатель обязан возместить работнику расходы в виде комиссии банка.

Расходы по уплате комиссии банка в целях бухгалтерского учета являются для организации прочими расходами. В данном случае указанные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета (п. п. 11, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/ 99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

В целях налогообложения прибыли расходы на оплату услуг банка по выдаче денежных средств учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). В данном случае их следует признать на дату утверждения руководителем организации авансового отчета работника (пп. 5 п. 7 ст. 272, п. 3 ст. 273 НК РФ). Компенсация расходов, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей, не является объектом налогообложения по НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

И последнее, если работник оплачивает билеты, гостиницу или иные расходы через Интернет посредством личной банковской карты, то он должен предоставить выписку со своей банковской карты, в которой четко указана дата и сумма проведения оплаты расходов (письма Минфина России от 10.02.2010 N 03-03-06/1/59, от 18.01.2010 N 03-03- 07/2). Для подтверждения расходов он может представлять чеки электронного терминала (письма Минфина России от 04.07.2011 N 03-03-07/24, от 01.07.2010 N 03-03-07/23).

Таким образом, если сотрудник направлен в командировку, то перечисление ему аванса на карту оправдано. Возврат неиспользованных сумм возможен путем удержаний, производимых работодателем из заработной платы на законных основаниях.

Если же сотрудник регулярно получает деньги на хозяйственные нужды и отвечает за закупку каких-то ценностей, то имеет смысл оформить для него корпоративную дебетовую карту , которой он будет пользоваться регулярно при расчетах с юридическими лицами, магазинами и др. Прямого запрета на перечисления ему сумм на «зарплатную» карту нет, но с удержаниями на законных основаниях могут возникать проблемы.

Дополним авансовый отчет

При выдаче денежных средств безналичным путем (авансов или перерасхода) возникает некоторая проблема с оформлением авансового отчета. Дело в том, что типовая унифицированная форма авансового отчета (форма N АО-1), утвержденная Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 N 55, не содержит реквизитов для отражения безналичных операций. Когда применение унифицированных форм было обязательным в силу требований ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и ст. 252 НК РФ, Минфин России в письме от 08.07.2011 N 03-03-06/1/414 в отношении формы N АО-1 "Авансовый отчет" высказал мнение о том, что организация вполне может дополнить унифицированную форму дополнительными реквизитами (строками, графами). При этом удалять никакие обязательные реквизиты унифицированной формы ранее не рекомендовалось. Разработанную компанией форму было рекомендовано утвердить в качестве приложения к учетной политике.

С 01.01.2013 по правилам Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" применение ранее утвержденных Росстатом унифицированных формы первичных учетных документов не является обязательным. Важно, чтобы в документе содержались все обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, и форма документов была утверждена нормативным документом организации, например, в качестве приложения к учетной политике.

Вместе с тем в ряде писем, подготовленных после 2013 г., Минфин России отмечает, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами на основании других федеральных законов и в соответствии с ними (письмо Минфина России от 28.02.2013 N 03-03-06/1/5971, от 6 марта 2013 г. N 03-03-06/1/6700, Информация Минфина РФ от 4 декабря 2012 г. N ПЗ-10/2012 и др. ). В частности, Минфин против внесения изменений в кассовые документы, документы по учету труда и др.

Напомним, что в п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ установлено, что формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта. Если руководитель организации утвердит такие формы в качестве документов, применяемой в организации, то такая форма подлежит применению и, соответственно, будет являться первичным учетным документом, подтверждающим факт хозяйственной жизни.

Директор взял деньги в подотчет путем перечисления с расчетного счета организации на свою личную "зарплатную" карту. Часть денежных средств взял на выплату зарплаты себе.

Возможно ли использование личной "зарплатной" карты для перечисления денежных средств под отчет? Каков порядок оформления бухгалтерских документов при использовании подотчетным лицом перечисленных ему средств не в соответствии с их целевым назначением?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Организация вправе перечислять денежные средства под отчет на "зарплатные" (личные) карты своих сотрудников при наличии письменных заявлений от них с указанием реквизитов банковской карты, суммы и срока, на который выдаются деньги, подписи руководителя и даты. Такой способ предоставления денежных средств под отчет должен быть предусмотрен в локальном нормативном акте организации и в ее учетной политике.

При отсутствии документального подтверждения целевого использования перечисленных "подотчетных" средств и их невозврате организация вправе удержать соответствующую сумму из заработной платы, издав соответствующий распорядительный документ.

Обоснование вывода:

В соответствии с п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У) для выдачи наличных денег работнику под отчет (подотчетное лицо - в понимании Указания N 3210-У) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

При этом какие-либо нормы, регламентирующие порядок предоставления безналичных денежных средств работнику под отчет, отсутствуют; не урегулирован также и срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по полученным им, не связанным с командировками, денежным средствам.

Согласно п. 2.3 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием" клиент - осуществляет с использованием банковской карты следующие операции:

получение наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории РФ;

получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ;

оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте - за пределами территории РФ;

иные операции в валюте РФ, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

Из приведенной нормы следует, что перечень операций, которые физические лица могут осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, является открытым и ограничивается только теми операциями, в отношении которых действуют запреты (ограничения) на их совершение, установленные законодательством РФ. На это обстоятельство указывает и ЦБР, отмечая, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства (письма ЦБР от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625, от 24.12.2008 N 14-27/513).

В настоящее время каких-либо запретов на оплату или компенсацию общехозяйственных и иных документально подтвержденных расходов посредством перечисления организацией денежных средств на банковские карты сотрудников ТК РФ не содержит. Поэтому организации вправе перечислять денежные средства на банковские карты своих сотрудников, в том числе на их "зарплатные" карты, в целях осуществления этими сотрудниками с использованием таких карт расходов, связанных с задачами и нуждами организаций. Все положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами, как и сам способ предоставления подотчетных сумм (путем перечисления денежных средств на банковские ("зарплатные") карты сотрудников), устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте и в учетной политике (п. 7 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организаций", ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, письма Минфина России от 31.03.2016 N 02-03-09/18115, от 28.01.2014 N 02-03-09/3057, от 05.10.2012 N 14-03-03/728). В платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов (письмо Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288).

Частью 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) предусмотрено: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Обязательные реквизиты первичного учетного документа перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, сам документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В качестве такого первичного документа может быть использована как унифицированная форма, так и форма, самостоятельно разработанная на основе унифицированной.

Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденным постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 (далее - Указания), данная форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Как разъяснено в ранее упомянутом письме Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288, при безналичном перечислении средств под отчет сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.

На практике встречаются ситуации, схожие с рассматриваемой - когда на основании заявления сотрудника (в том числе являющегося руководителем) производится зачет заработной платы в счет погашения задолженности по ранее полученным в подотчет денежным средствам (постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.07.2016 N Ф07-2887/16 по делу N А56-17622/2012, Шестого арбитражного апелляционного суда от 21.03.2011 N 06АП-662/2011, апелляционной инстанции Арбитражного суда Томской области от 17.01.2007 N А67-6240/06). Оформлялись такие действия приказом, соглашением о прекращении обязательств.

На наш взгляд, при удержании сотрудником аванса по заработной плате из выданных на его банковскую карту подотчетных сумм не соблюден установленный законодательством способ выплаты сотрудникам заработной платы. Ведь выплата заработной платы является безусловной обязанностью работодателя, и ТК РФ не предусматривает возможности зачета выданных работнику денежных средств в счет задолженности перед ним работодателя по заработной плате (Апелляционное определение Московского городского суда от 28.02.2014 N 33-4562/14) (смотрите также рекомендуемый к ознакомлению материал). В Апелляционном определении СК по гражданским делам Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 09.04.2013, например, сказано, что довод ответчика (организации) о том, что работник не представлял авансовые отчеты по полученным им на хозяйственные расходы суммам, не влечет отказ в удовлетворении иска о взыскании заработной платы, поскольку по требованию работника о взыскании заработной платы не допускается зачет выданных работнику подотчетных сумм.

Кроме того, типовая схема проводок не предусматривает операции по направлению подотчетных средств на выплату заработной платы сотруднику или проведение зачета расчетов по соответствующим счетам. Поэтому мы считаем, что в таком случае при отсутствии оправдательных документов неиспользованный аванс должен быть возвращен подотчетным лицом.

В случае нарушения работниками установленного порядка использования средств, полученных под отчет (невозвращения сумм и непредставления оправдательных документов об израсходованных суммах), организация вправе произвести удержания таких сумм. На основании абзаца третьего части второй ст. 137 ТК РФ работодатель может не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При удержании из заработной платы своевременно не возвращенных подотчетных сумм необходимо соблюдать ограничение размера удержаний, предусмотренные ст. 138 ТК РФ (письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).

Иными словами, организация вправе удержать не подтвержденную оправдательными документами сумму из заработной платы при ее невозврате, издав соответствующий распорядительный документ (например приказ), определив в нем срок и сумму возможного удержания (с учетом ограничения).

В бухгалтерском учете при удержании из заработной платы не возвращенных сумм, выданных под отчет, делаются записи:

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
- учтена сумма средств, выданная работнику под отчет и не возвращенная в срок;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит
- удержаны подотчетные средства из заработной платы работника.

При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

Энциклопедия решений. Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников;

Энциклопедия решений. НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм;

Энциклопедия решений. Учет при перечислении заработной платы на банковские карты сотрудников.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.